האם אתם עושים 'ניהול משימות'?

[אנא-אל]

המאמצים העיקריים שלי בשלב זה הם בנושאי התייעלות, פרודוקטיביות ופישוט.
מבחינתי זה הבסיס לכל ועד שלא אסיים את השלב הזה אני לא יכולה להתקדם לשלבים הבאים (לימודים גבוהים, השקעות, לצאת מהבית).

למען האמת זה גוזל את זמני היקר בטווח הקצר והבינוני, יש שאומרים תירוצים... אבל אלה כלים עם ערך עצום עבורי ומעניין אותי מאד איך אנשים אחרים "מארגנים" את החיים שלהם. אם בכלל.

אני לא רוצה להאריך אבל בגדול לקח לי המון המון זמן לפשט את זה ל:
1. שגרה או routine:
שכרגע זה מתמקד בספורט ותרגילים אחרים שאני צריכה רק לסמן וי כל יום.

כשזה כתוב זה מוריד ממני את הצורך לזכור, ואמור לעזור להתמיד (ניסיתי מלא מחברות דפים ואפליקציות שלא עבדו- לא השתמשתי באקסל מעולם עד לאחרונה ובינתיים זה עובד הכי טוב אבל טעון שיפור רב)

2. עיבוד מידע- היו לי אינספור דפים מבולגנים שלא הצלחתי לסדר בקלסרים (כי זה רק רוחבי ולא לעומק) לפני שגיליתי את נפלאות הגוגל דוקס רק לפני כמה חודשים. ויש לי לעשות תיקון פסיכולוגי של חרדת בחינות מימיי בית ספר.

3. הדבר האחרון זה ניהול משימות/ To Do.
אז גם לקח לי כמה שנים להתנסות. בהתחלה ניסיתי מחברות אבל לא הצלחתי לעשות ככה תיעדוף וגם לא פרויקטים (משימה שיש בה המון משימות קטנות).
אז כרגע אני משתמשת באפליקציה ממש טובה שנקראת wunderlist שיש בה תיקיות (רפואי, פיננסי, לימודים וכו') בכל תיקייה יש פרויקט שבתוכו רושמים את תתי המשימות, ומשימות חשובות מסמנים בכוכב (תיעדוף) והן מופיעות ברשימה של פריטים שמסומנים בכוכב.
ואז כל יום לפני השינה מסתכלים ברשימה הזאת של הכוכבים ורושמים ביומן (הפיזי, לא מתרגלת ליומן גוגל) את המשימות למחר ושלום על ישראל.


אשמח אם תחלקו איך אתם מנהלים את הזמן שלהם.

 

[משה]

אני משתמש בטכניקה שנקראת GTD (לגרום לדברים לקרות) ממליץ עליה בחום.

הרעיון הוא שזו מערכת הוליסטית שלוקחת כל חתיכת נייר או רעיון בחיים ומוליכה אותו דרך שיטה מובנית שמחלקת כל נושא למקום הביצוע של המשימה (בבית, מול מחשב, בעבודה) ולחומרי עזר לביצוע המשימה. (לדוגמה קבלות שצריכות קטלוג ואז שומרים אותם לצרכים עתידים.)

יש ספר בעברית על השיטה שנקרא "לגרום לדברים לקרות".

אחרי שמיינתי את המשימות אני משתמש באפליקציה/אתר trello כדי לעקוב ולעדכן את הסטטוס שלי בכל משימה.

אין כמו הסיפוק של לקחת משימה שבוצעה עד הסוף ולהעביר אותה לארכיון

 

[דוג]

אני הייתי כותב יום לפני על דף מה אני רוצה להספיק (כ 10 דברים +- ובסוף מספיק רבע). אחרי חודש ויתרתי על זה. ניסיתי גם אפליקציות. הבעיה היא שהקטלוג (במיוחד באפליקציות "ייעודיות") לוקח זמן והוא מאוד לא כיף לביצוע. אני הגעתי למסקנה שחבל לי לבזבז זמן על לחשוב מה לעשות, כי בכל מקרה אני לא אוכל לעמוד ביעדים שלי (ואם אני מפחית את כמות היעדים, כשאני מסיים ונשאר לי זמן פנוי אני מקבל לגיטימציה להתבטל, למרות שיש עוד דברים לעשות)

 

[breezblock]

אני נוקטת בשיטה הקלאסית, לרשום על גב כף היד.

 

[אנא-אל]

@breezblock באמת שכמעט תמיד אני לא מצליחה אם את רצינית או סתם עוקצנית.

 

[breezblock]

@אנא-אל
אני מודה שאני גבולית לרוב, אבל נשבעת בכל היקר לי שזה מה שאני עושה.
יש גם איזו פילוסופיה מאחורי זה..
אבל בקצרה - מה שחשוב וכיף לי לעשות, אני גם ככה עושה בלי הצורך בניהול משימות.
מה שלא חשוב לי, ולא דחוף ולא כיף - אין באמת סיבה לעשות.
מה שמשאיר דברים בודדים שהם מעצבנים אך חשובים, ואת אלה אפשר לרשום בקלות על גב כף היד.

 

[מרק עוגיות]

אני משתמשת בrememberthemilk.com , זה אתר וגם אפליקציה. כל דבר שצריך לעשות מתישהו אני כותבת, מקטן ועד גדול, מה שמקל על העומס המנטלי של הצורך לזכור והחשש שאשכח. נניח אם התקשרתי לבקש זיכוי על תקלה בחיוב ואמרו לי בסדר, אני שמה לי תזכורת לעוד שבוע לבדוק אם הזיכוי נכנס. כל בוקר אני מסתכלת מה ברשימה, מחליטה במה להתמקד היום, כשחלק הכרחי או דחוף וחלק רק אם אספיק, ומשתדלת לעקוב לפי הרשימה.

אבל @אנא-אל, מדאיג אותי לקרוא אותך אומרת שבלי התייעלות לא תוכלי לצאת מהבית או ללמוד לימודים גבוהים. אני הזדקקתי לרמות כאלה של ארגון רק כשהפכתי לאמא וחיי הפכו עמוסי משימות. סטודנט ממוצע הוא לא יעיל או מסודר עד כדי כך ולמרות זאת יכול להצליח. גם בשביל לגור מחוץ לבית לא צריך כל כך להסתבך. את בטוחה שאת לא דורשת מעצמך יותר מדי לשלב שאת נמצאת בו? החיים שלך לא צריכים להתעכב בגלל שאת לא יודעת לסרוק חשבונות למחשב או כל דבר טכני כזה.

 

[Waler]

אישית גם לי לקח (המון) זמן עד שהתאפסתי על שיטה שעובדת טוב בשבילי. ניסיתי כמעט הכל (כולל GTD, @משה - זו שיטה מצויינת למרות שלא התמדתי בה לאורך זמן ).
בסוף הגעתי למערכת שנקראת todoist. יש להם אתר וכלים לכמעט כל דבר שניתן לדמיין (כולל תוספים לדפדפנים, תוכנות לכל מערכת הפעלה, אפליקציה לכל טלפון). אפשר להוסיף משימות, אפשר לפרק אותן לתת משימות, לחלק אותן לפרוייקטים, להצמיד להן זמנים ותוויות, להפוך אותן למחזוריות... והממשק לטעמי ממש אינטואיטיבי ונוח.
כל ערב אני מארגן לעצמי את המשימות ליום המחרת (בעיקר דברים מחזוריים, כמו ספורט למשל), דברים שהם גדולים/מורכבים/מחזוריים אבל בפרקי זמן ארוכים יותר אני מהנדס לתוך המערכת. ואז במהלך היום האפליקציה בפלאפון תמיד לידי (או לשונית בדפדפן כשאני בעבודה) ואני פשוט עובר על מה שכתוב שם ומבצע. החיים שלי נהיו משמעותית יותר פרודוקטיבים ככה.

 

[adamshalev]

בנייד משתמש באפליקציה בשם due (אייפון בלבד לדעתי). מכל הדברים שניסיתי זאת האפליקציה שעובדת הכי טוב בשבילי. אני מזין לתוכה ***רק*** תזכורות לדברים שאני ***חייב*** לבצע מתישהו בקרוב. אף פעם לא נשארים שם ״משימות צפות״. או שזמן היעד עוד לא הגיע. או שהוא הגיע והמשימה התבצעה. או שזה נדחה למועד אחר.

כל שאר הדברים אני זורק לbrain dump על המחשב, בעיקר באמצעות מסמך של גוגל דוק בפורמט חופשי.
הבעיה, שמנסיון של שנים - מקומות שזורקים לתוכם משימות נוטים להתמלא עד לרף מסויים שמוציא לך את כל החשק לחזור ולהסתכל על זה שוב.

אז בפועל בעיקר בלי ניהול משימות למעט תזכורות חשובות ב due.

 

[Sinister]

אני הולך להתפדח פה ממש...כל מייל שנשלח אלי מקוטלג בקפדנות. הודעות שנמצאות באינבוקס קשורות למשימות שאני צריך לעשות. כל יום אני עובר עליהן ומחליט במה להתמקד

 

[אנא-אל]

אבל @אנא-אל החיים שלך לא צריכים להתעכב.

בגדול מסכימה שזה בעייתי, מקווה שיהיה לזה אפקט ריבית דריבית, ברצינות.. כשאמצא את הדרך המתאימה עבורי לעבד מידע חיצוני אז אוכל להיות 'אשת אשכולות' וללמוד הרבה דברים ומהר. לא חסרה לי אינטליגנציה, אבל חסרים לי דברים אחרים. כתבתי לך מעט בהרחבה בפרטי.

 

[עש לילה]

הודעות שנמצאות באינבוקס קשורות למשימות שאני צריך לעשות. כל יום אני עובר עליהן ומחליט במה להתמקד

משהו דומה. האינבוקס הפרטי שלי (שמנותק לחלוטין מהעבודה) הוא ה-todo list שלי, כשכל מייל שנשאר שם מייצג משימה שצריך לבצע בזמן הקרוב. אם משהו עולה במהלך היום - אני שולח לעצמי מייל באותו רגע. משימות שתאריך היעד שלהן רחוק יחסית - מוגדרות להגיע אליי לאינבוקס בצורת מייל בעתיד הקרוב/רחוק באמצעות תוסף לג'ימייל. האינבוקס תמיד פתוח ותמיד מול העיניים שלי, וזו תזכורת למשימות שלי לפחות כמה פעמים יום.

 

[שפרה]

בזמנים מאד עמוסים (במשימות, מנטלית וכו') - דפדפת A4 ורשימה של משימות. לפעמים צובעת במרקר צהוב את הדחופות/קריטיות.
הסיפוק הגדול הוא להעביר קו ולסמן וי על מה שעשיתי. לפעמים רק זה משמש מנוע אדיר לביצוע.
מעבר לזה, בנייד יש לי אפליקציה של רשימות. בונה רשימות לפי נושאים - קניות בסופר, משימות וכו'. לא תמיד זוכרת להסתכל שם....

 

[בת העמק]

דפדפת A4 ורשימה של משימות.

תהיתי לעצמי אם רק אני עוד משתמשת בטכנולוגיה המיושנת שנקראת נייר ועט.

אני משתמשת בפנקס קטן וסתמי. כותבת על הדף מה צריך לעשות היום. עושה תמיד רק חלק מזה. בסוף היום מעבירה לדף הבא את המשימות שנשארו+ משימות חדשות וזורקת את הדף הקודם למיחזור נייר.
פרוייקטים גדולים אני בונה במחשב. אם זה כולל מיילים ולינקים למאמרים אז פותחת לזה תיקיה במועדפים. במקביל, בונה סיפור מסגרת בוורד או אקסל (תלוי אם זה דורש יותר מלל או יותר טבלאות) וממלאה בשלבי העשייה של הפרוייקט. את תתי השלבים אני כבר רושמת בפנקס הקטן.

*אגב, בתור בטלנית מוצהרת, פרוייקטים גדולים אצלי זה למשל מכירת הבית (תהליך שנמשך כמה שנים), בניית תיק ההשקעות, בדיקת השקעות נדל"ן, בדיקת השקעות בעסקים ותכנית עבודה למסע הנדודים שלנו, בתקווה שהוא ירקום עור וגידים בשנים הקרובות.

 

[שודד הפינג פונג]

אני נוקט בגישה של לנסות לעשות כמה שפחות. הולך לי לא רע ואני מספיק די הרבה, יחסית.

 

[פריכיהו]

יש לי בטלפון לוח שנה לאירועים ותזכורות למשימות חשובות שצריך לזכור... ניסיתי פעם לנהל רשימות אבל הן תמיד גרמו לי להרגשה מדכדכת שהחיים הם בעצם רשימה ארוכה ולא נגמרת של מטלות לביצוע.

 

[breezblock]

אז אוכל להיות 'אשת אשכולות' וללמוד הרבה דברים ומהר.

סליחה שאני עפה על עצמי, אבל אין שום קשר בין להיות איש אשכולות לניהול משימות.
ואני מרשה לעצמי להתרברב ולטעון שאני אשת אשכולות בעצמי.

המיומנות שכן הייתה ממליצה לך לתרגל היא קריאה מהירה.

 

[שפרה]

סליחה שאני עפה על עצמי, אבל אין שום קשר בין להיות איש אשכולות לניהול משימות.

סליחה שאני עפה על ההודעה שלך, אבל יש אנשים שעבורם ניהול משימות הוא משימה מורכבת, לעיתים מעבר לכוחותיהם. הם עדיין אנשי אשכולות - אינטיליגנטיים בצורה מדהימה, ברוכי כשרונות, יצירתיים ועוד ועוד. רק מה - יש להם איזה באג בתוכנה, שלא מאפשר להם לארגן מחשבות/מעשים/פעולות. לפעמים כשהם ניצבים מול צורך לבצע 3 משימות, שכל אחת מהן פשוטה בפני עצמה, אבל יש צורך לבצע אותן באופן מדורג - הם פשוט אבודים בחלל. מי שאין לו את זה, מתקשה מאד להבין את השיתוק שאוחז אותם.
בתור אמא לילד עם קשיי קשב וריכוז, למדתי בדרך הקשה לפרק לו את המשימות ולתת אותן במנות - ביצוע ורק אח"כ המשימה הבאה.
המיומנות שאני לימדתי את עצמי במהלך השנים, ועדיין מלמדת ולומדת, היא להיות קשובה לקשיים של האחר. משם לפעמים צומחת תקווה לשינוי ולהתקדמות.
ולהתמודדות עם הקושי של ניהול משימות - מעבר לטכניקות של רישום משימות בדרך כזאת או אחרת, יש טכניקות שונות להתמודד עם הקושי בניהול משימות. לפעמים שווה להשקיע (כסף, זמן, תשומות) ברכישת הטכניקות הללו.

 

[breezblock]

@שפרה את צודקת לגמרי, אבל מי שסובל מהפרעה כזו, רצוי שיפנה לאבחון וטיפול מקצועי פרטני.
לי נראה ש@אנא-אל "סובלת" דווקא ממשהו אחר. קוראים לזה פרפקציוניזם, וזה דווקא לא דבר רע.

 

[שפרה]

@breezblock
מבלי להיכנס לאבחנות של אנשים כלשהם, באופן כללי בעיני פרפקציוניזם הוא דבר לא טוב בכלל. המצויין הוא אחד מהאוייבים הגרועים ביותר, ונדמה לי שהסולידית כתבה על כך יותר מפעם אחת בבלוג.